Una cosa está clara, un autónomo debe ser multidisciplinario: debe saber de contabilidad, fiscalidad, tecnología y su propio business core, entre muchos otros. Pero por mucho que pueda abarcar siempre surgen dudas. Por ello, con ayuda de nuestro equipo de expertos, hemos desarrollado esta breve guía, para resolver las dudas que siempre surgen sobre qué gastos se pueden desgravar del IVA y del IRPF y cómo debes hacerlo correctamente.
Y la realidad es que la materia de gastos deducibles es algo que puede ayudarte mucho en mejorar la rentabilidad de tu proyecto ya que:
👉 Los autónomos que no se deducen todos los gastos deducibles podrían llegarse a ahorrar hasta 4.000€ anuales en impuestos.
👉 Los autónomos que desgravan mal los gastos o deducen más gastos deducibles de los que deben se exponen a inspecciones y a graves multas de Hacienda.
Así que ya sabes, si quieres ahorrar dinero y evitar dramas, te invitamos a que sigas leyendo este artículo.
Probablemente ya sepas qué es un gasto deducible porque ya llevas un tiempo ejerciendo de autónomo, o quizás eres nuevo en el emprendimiento y estás buscando información para lanzarte pronto. Sea cual sea tu situación, hemos dividido el artículo en varias partes para que puedas ir al grano y encontrar lo qué estás buscando:
Tabla de contenidos
¿Qué son los gastos deducibles fiscalmente para los autónomos?
eMPEZAMOS: qUÉ es un gasto deducible
El hecho es que, como autónomo, generas gastos para poder desarrollar tu actividad; necesitas herramientas tecnológicas, el alquiler de un local, compra de mobiliario, medio de transporte, alojamiento cuando viajas a visitar proveedores, herramientas de software, ir a comer con un cliente y hacerte cargo de la cuenta, etc.
Estos gastos no se contabilizan directamente dentro de la actividad, pero te suponen una fuga considerable de dinero.
Así que, en resumidas cuentas, los gastos deducibles son aquellos que son imprescindibles para desarrollar tu actividad y que Hacienda te permite contabilizar en las declaraciones del IVA y/o del IRPF.
El significado de deducible
Y, aunque suene obvio, que sean deducibles significa que restan. Si los presentas adecuadamente, Hacienda restará esta clase de gastos a tus ingresos, porque no seria justo que pagases impuestos sobre un beneficio que no es real.
Por ejemplo, puedes haber facturado unos 35.000€ anuales, pero entre el renting del coche, la gasolina, el local, la luz, la factura del teléfono, etc. has tenido unos gastos de 10.000€ anuales. No deberías pagar impuestos por valor de 35.000€, sino que deberías pagar impuestos por el resultado neto de 25.000€.
¿Qué requisitos debe cumplir un autónomo para deducir gastos?
Gasto exclusivo para el desarrollo de tu negocio
Lo mencionado anteriormente, el gasto debe ser imprescindible para el desarrollo de tu negocio y que este no esté abierto a interpretaciones.
Por ejemplo, si eres comercial y debes vestir bien, comprar ropa en el Zara que vas a usar para tu trabajo y a la vez como outfit para cenar el fin de semana, no se puede considerar un gasto necesario y exclusivo. En vez, si eres fisioterapeuta y compras vestuario clínico para atender a tus pacientes, sí que puede ser un gasto necesario.
Conserva siempre la factura
Para que sea deducible para el IVA, deberás conservar innegociablemente una factura que contenga los siguientes datos:
- Número de factura (no sirven proformas).
- Fecha de emisión de la factura.
- Datos del proveedor: dirección fiscal y NIF o CIF.
- Descripción del bien o servicio.
- Precio libre de impuestos (base imponible).
- Porcentaje de IVA (mayormente el 21%; 10% en el caso de dietas).
¿Qué gastos pueden desgravar los autónomos del IVA y el IRPF?
Existen muchos casos que los gastos de un autónomo, algunos de ellos son incluso específicos dependiendo de la actividad que desarrolles, es decir, gastos exclusivos según tu IAE. Te explicamos algunos de los gastos más comunes que puedes desgravar del IVA e IRPF.
Gastos de alquiler
Si tienes alquilado un local el cual usas como punto de venta, oficina o almacén, podrás deducir la totalidad del importe. Las condiciones son: que el local esté a tu nombre y hayas informado a Hacienda.
Te preguntarás: ¿Y si trabajo desde casa? Podrás deducir el porcentaje proporcional que uses como oficina, no su totalidad. Es decir, si tu vivienda mide 120m2 y tu despacho son 12m2, podrás deducir el 10% del total del alquiler.
- Gasto deducible en la renta (IRPF).
- Gasto deducible en el IVA (cuando tienes un local y tienes factura).
Gastos de Desplazamientos y viajes
Tanto si asistes a la reuniones o visitas de clientes en taxi o bus o viajas en coche, tren, autobús o avión a otras ciudades por trabajo, se consideran gastos deducibles. Eso sí, recuerda guardar bien el ticket o factura.
- Gasto deducible en la renta (IRPF).
- Gasto deducible en el IVA (cuando tienes factura).
Gastos de dietas
Los gastos bajo el concepto de dietas engloban las comidas o consumiciones que puedas hacer en restaurantes, bares u hoteles durante el desarrollo de tu actividad. Puedes incluirlo en tus gastos cuando te desplazas a una reunión y tienes que comer fuera de casa o cuando organizas una cena con clientes.
Pero cuidado, Hacienda revisa mucho este tipo de gastos, puesto que es difícil demostrar que es un gasto corporativo y no personal.
Para evitar conflictos, procura pagar siempre con tarjeta vinculada a una cuenta de gastos exclusivamente empresariales y pedir siempre que la factura lleve tu nombre, aunque sea una factura simplificada.
Atención, el importe máximo diario que permite Hacienda en concepto de dietas es de 26,67€ en territorio nacional, de 48,08€ si estás en el extranjero. Si tienes que hospedarte fuera, los límites ascienden a 54,34€ en desplazamientos dentro de España y hasta 91,35€ en desplazamientos internacionales.
También entran dentro de este apartado los alojamientos derivados de tu actividad empresarial y estos no tienen límite. Pero intenta ser coherente, no puedes incluir un gasto en alojamiento de 1.200€ si has facturado 900€, a modo de ejemplo.
- Gasto deducible en la renta (IRPF).
- Gasto deducible en el IVA (cuando tienes factura).
Gastos de Vehículos y combustible
En caso que el vehículo sea de uso exclusivo para el desarrollo de tu actividad, por ejemplo si adquieres una moto para el reparto de mercancías, puedes desgravar el 100% del IVA e IRPF del vehículo y de todo gasto derivado.
Los gastos derivados son: parkings, reparaciones, peajes, combustible, piezas o complementos, etc.
Si el vehículo va a ser para uso empresarial y personal, no vas a poder deducir el gasto del IRPF, pero sí el 50% del IVA. Tanto del vehículo como de los gastos derivados (mencionados anteriormente).
- Gasto deducible en la renta (IRPF) en vehículos comerciales.
- Gasto deducible en el IVA (cuando tienes factura). 100% en vehículo comercial y 50% en uso mixto.
Gastos por suministros
Sucede algo similar que con los gastos de alquiler: si tienes un local alquilado puedes deducir el total de la factura de luz, agua y calefacción. Y de nuevo, si trabajas desde casa, solo puedes deducir un 30% de la parte proporcional que usas exclusivamente para tu actividad.
Esto es importante. Si tu despacho en casa supone un 10% del espacio total de la vivienda, Hacienda te permite desgravar el 30% del espacio, lo que significa que puedes deducir un 30% de esos metros cuadrados (10%). En definitiva, un 3% del total de tu factura.
- Gasto deducible en la renta (IRPF).
- Gasto deducible en el IVA (cuando tienes factura).
Gastos de teléfono e internet
El teléfono fijo y la red de conexión a internet en tu oficina es totalmente desgravable. En caso de que trabajes desde casa, deberías abrir una línea exclusiva para tu actividad para que sea un gasto deducible.
En caso que decidas mantener la misma línea que tienes para tu uso personal, no podrás contabilizarlo como un gasto deducible.
- Gasto deducible en la renta (IRPF).
- Gasto deducible en el IVA (cuando tienes factura).
Gastos de materiales y materias primas
Los gastos incurridos por la compra de materiales y materias primas necesarias para el desarrollo de la actividad son deducibles y se denominan consumos de explotación.
A modo de ejemplo, si eres electricista o pintor, puedes deducir la compra de herramientas, pintura, cinta adhesiva, etc.
- Gasto deducible en la renta (IRPF).
- Gasto deducible en el IVA (cuando tienes factura).
Gastos de creación y mantenimiento de tu página web
Desde el diseño y la programación hasta las actualizaciones y el mantenimiento, todos los costos asociados con su sitio web son deducibles. También los son los gastos del alojamiento o hosting, la compra de dominios y las cuentas de correo electrónico asociadas.
- Gasto deducible en la renta (IRPF).
- Gasto deducible en el IVA (cuando tienes factura).
Gastos de atención a clientes y proveedores
Estos gastos de atención a clientes y proveedores engloban las inversiones que puedas hacer en mercandashing y regalos que se entregan como obsequio del negocio por su fidelidad, promoción, etc.
Por ejemplo, camisetas, tazas, usbs o boligrafos corporativos.
Eso sí, son gastos deducibles, pero el coste no puede suponer más del 1% de tu facturación.
- Gasto deducible en la renta (IRPF).
- Gasto deducible en el IVA (cuando tienes factura).
Gastos de marketing y publicidad
Ocurre como los gastos en mantenimiento y desarrollo web. Siempre y cuando los gastos en marketing supongan una inversión para promocionar y expandir tu negocio, se considerarán deducibles.
Los gastos que puedes incluir en esta categoría son tanto la publicidad en medios digitales (facturas de Facebook Ads por ejemplo) y publicidad en medios tradicionales ( como folletos, catálogos, falcas de radio, etc.).
- Gasto deducible en la renta (IRPF).
- Gasto deducible en el IVA (cuando tienes factura).
Software y herramientas digitales online
Todo gasto que tengas en software, por ejemplo de diseño, edición de vídeo o foto, herramientas de gestión, etc. Es desgravable.
Además, no importa el tipo de facturación que tengas, puedes deducir tanto el anual, como mensual, como compra única.
- Gasto deducible en la renta (IRPF).
- Gasto deducible en el IVA (cuando tienes factura).
Gastos financieros
Esto supone gastos derivados de acciones bancarias: gastos de comisiones de tarjetas, cuentas o transferencias, o los intereses generados por préstamos y créditos. También son deducibles en la renta, pero no en el IVA ya que no afecta a este tipo de gastos.
- Gasto deducible en la renta (IRPF).
Cuotas de autónomos
Pasa lo mismo que en los gastos financieros, son gastos que puedes incluir en la declaración de la renta.
- Gasto deducible en la renta (IRPF).
Gastos de asesoría y contabilidad (u otros profesionales)
Estos son de los gastos más comunes para los autónomos: gastos de asesoría y contabilidad u otros profesionales (servicios de autónomos o empresas) que ayuden al desarrollo de tu negocio.
Estos pueden ser abogados, notarios, consultores, agencias de publidad, auditores, etc.
- Gasto deducible en la renta (IRPF).
- Gasto deducible en el IVA (cuando tienes factura).
Otros Gastos deducibles
Te presentamos otros tipos de gastos que puedes desgravar:
- Compra y reparación de bienes de inversión.
- Amortizaciones.
- Seguros.
- Gastos derivados de tener otros trabajadores.
Estos casos suponen una mayor complejidad y por ello te recomendamos que acudas a profesionales (puedes contar con nuestro asesoramiento sin comprimiso ☝☝).
Seguimos con otros ejemplos:
- Libros y suscripciones a periódicos.
- Formaciones.
- Congesos y eventos formativos.
- Pagos a colegios profesionales.
¿Cómo desgravar los gastos de un autónomo en el IVA o IRPF?
Modelos de hacienda
Como bien sabrás, tanto el IRPF como el IVA se deben presentar mediante documentos oficiales denominados modelos, los cuales debes rellenar con todos los datos necesarios y entregarlos en el plazo determinado. Los modelos más comunes que debes presentar autónomo son:
- Modelo 303 (IVA trimestral).
- Modelo 390 (IVA anual).
- Modelo 111 (retenciones e ingresos a cuenta).
- Modelo 130 (IRPF trimestral).
- Declaración de la renta (IRPF anual).
Nuestros consejos para ahorrar
Declarando correctamente todos tus gastos, puedes conseguir un ahorro de hasta 4.000€ en impuestos anualmente. Pero ten en cuenta que si no lo haces minuciosamente puede que tengas que pagar sanciones por el importe de 150€, en el mejor de los casos.
Y puedes ahorrar tiempo y dolores de cabeza contando con VV Gabinete como tu asesoría de confianza para acompañarte en la gestión de tu negocio como autónomo. Puedes echarle un vistazo a nuestro servicio de gestión para autónomos y emprendedores.
Sabemos que suena prepotente proponernos a nosotros mismos, pero lo decimos porque te podemos asegurar que hacemos las cosas bien y contamos con grandes profesionales. Contáctanos, estamos deseando asesorarte 
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